دفتر هر سال باید تا پایان اسفند سال قبل پلمپ شود. برای نمونه دفتر سال ۱۳۹۲ باید تا اسفند ۹۱ پلمپ شود. نکته مهم دیگر هم این است که به علت شدت کار در سه ماه آخر هر سال، هزینه ها و مدت زمان پلمپ افزایش می یابد بنابر این بهتر است تا انتهای آذر هر سال دفتر سال را پلمپ نمایید.
۲-روزنامه رسمی و یا آخرین آگهی تغییرات
اما شرکتهایی که فعالیت نمیکنند :
۱- عدم فعالیت خود را به اداره مالیات (دارایی) اعلام نمایند
۲- دفاتر پلمپ شده خود را بصورت خالی به اداره مالیات تحویل میدهند
**توجه:مدت زمان تحویل پلمپ دفاتر ۳۰ روز می باشد
ماده ۶ -هر تاجر باستثناي كسبه جزء مكلف است دفاتر ذيل كه شامل:
۱- دفتر روزنامه.
۲- دفتر كل.
۳- دفتر دارائي پلمپ نمايد.
ماده ۷-دفتر روزنامه دفتر است كه تاجر باید همه روزه مطالبات و ديون و داد و ستد تجارتي و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی)و به طور کلی جميع واردات و صادرات تجارتي به هر اسم و رسمي كه باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت میکند در آن دفتر ثبت نمايد.
ماده۸- دفتر كل دفتري است كه تاجر بايد كليه معاملات را لااقل هفته اي يكمرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخيص و جدا كرده و هر نوعي را در صفحه مخصوص در آن دفتر بطور خلاصه ثبت كند.
ماده۹-دفتر دارائي دفتري است كه تاجر بايد هر سال صورت جامعي از كليه دارائي منقول و غير منقول و ديون و مطالبات سال گذشته را به ريز ترتيب داده ودر دفتر ثبت و امضاء نمايد.
ماده۱۰-دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و و صورت حساب های وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط نماید.
تبصره – تاجربايدكليه مراسلات ومخابرات وصورت حسابهاي وارده را نيزبه ترتيب تاريخ ورودمرتب نموده ودرلفاف مخصوصي ضبط كند.
ماده ۱۱ – دفاترمذكوردر ماده ۶به استثناءدفتركپيه قبل ازآنكه در آن چيزي نوشته شودبه توسط نماينده اداره ثبت (كه مطابق نظامنامه وزارت عدليه معين مي شود)امضاءخواهدشد.براي دفتركپيه امضاءمزبورلازم نيست. ولي بايداوراق آن داراي نمره ترتيبي باشد.درموقع تجديدساليانه هردفتر مقررات اين ماده رعايت خواهدشد.حق امضاءازقرارهرصدصفحه باكسورآن دو ريال وبعلاوه مشمول ماده ۱۳۵ قانون ثبت اسناداست.
ماده ۱۲ – دفتري كه براي امضاءبه متصدي امضاءتسليم مي شودبايدداراي نمره ترتيبي وقيطان كشيده باشدومتصدي امضاءمكلف است صفحات دفتررا شمرده درصفحه اول وآخرهردفترمجموع عدصفحات آن راباتصريح به اسم ورسم صاحب دفترنوشته باقيدتاريخ امضاءودوطرف قيطان رابامهرسربي كه وزات عدليه براي مقصودتهيه مي نمايد.منگنه كند ، لازم است كليه اعدادحتي تاريخ باتمام حروف نوشته شود.
ماده ۱۳ – كليه معاملات وصادرات وواردات دردفاترمذكوره فوق بايد به ترتيب تاريخ درصفحات مخصوصه نوشته شود – تراشيدن وحك كردن وهمچنين جاي سفيدگذاشتن بيش ازآنچه كه دردفترنويسي معمول است ودرحاشيه ويابين سطورنوشتن ممنوع است وتاجربايدتمام آن دفاترراازختم هرسالي لااقل تا۱۰ سال نگاه دارد.
ماده ۱۴ – دفاترمذكوردر ماده ۶وسايردفاتري كه تجاربراي امورتجارتي خود بكار مي برنددرصورتي كه مطابق مقررات اين قانون مرتب شده باشدبين تجار ، درامورتجارتي سنديت خواهدداشت ودرغيراين صورت فقط برعليه صاحب آن معتبرخواهدبود.
ماده ۱۵ – تخلف از ماده ۶و ماده ۱۱مستلزم دويست تاده هزارريال جزاي نقدي است ، اين مجازات رامحكمه حقوق راساوبدون تقاضاي مدعي العموم مي تواندحكم بدهدواجراي آن مانع اجراي مقررات راجع به تاجرورشكسته كه دفترمرتب ندارد نخواهدبود.